Checklists voor bedrijven

 
Checklist

Hoe krijg je iets goed? Op een continue manier? Door gebruik te maken van checklists. Een checklist minimaliseert de kans op fouten.

Een goede checklist is precies, efficiënt, gemakkelijk te gebruiken - ook in moeilijke omstandigheden-, schrijft niet alles in elke omstandigheden voor, en voorziet in geheugensteuntjes van allleen de kritische en belangrijkste stappen. De kracht van een checklist is beperkt.

Een slechte checklist is vaag, niet precies, te lang, moeilijk te gebruiken, onpraktisch en schrijft iedere stap voor.

Verschillende redenen voor het gebruik van een checklist:

Doen-bevestig controlelijst: voer taken uit vanuit het geheugen en ervaring. Maar stop daarna, loop de checklist na en ga na of alles correct is gedaan.

Lees-doen controlelijst: voer de taken uit zoals de checklist deze vermeldt - zoals een recept uit een kookboek wordt beschreven.

Checklists

De omvang van kennis en know-how van alles wat we tegenwoordig doen is vaak groot en complex. Alleen vertrouwen op de kennis en het geheugen van mensen is vaak onvoldoende. Het doorlopen van een gestandaardiseerd proces zorgt ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien. Een checklist helpt ook in situaties die eenvoudiger zijn, en waarvan je zeker wilt zijn.

Door een systematische benadering toe te passen wordt de kans op fouten kleiner. Het herhalen van dezelfde fouten wordt voorkomen.

Met nieuwe bevindingen en ervaringen kunnen checklist worden verbeterd, heroverwogen en aangepast.

Zorgvuldiger werken

Soms moet een checklist kort zijn: alleen die zaken die noodzakelijk zijn worden kort en stapgewijs gecontroleerd.

In andere gevallen, bij complexe situaties kan een checklist een gestandaardiseerde methode zijn om te helpen bij het stellen van een juiste diagnose en helpen bij het nemen van het beste besluit. In gevallen van haast, afgeleid kunnen worden, of vanwege het risico iets niet direct paraat te hebben vanuit het geheugen, wordt ervoor gezorgd dat belangrijke onderwerpen altijd worden meegenomen bij het nemen van besluiten.

Een van de oorzaken dat vliegen zo veilig is, is het consequent doorlopen van checklists door piloten.

In andere sectoren worden, al dan niet automatisch, vergelijkbare controles uitgevoerd. Bijvoorbeeld voordat een artikel de fabriek verlaat worden controles gedaan. Om er zeker van te zijn dat het product aan de kwaliteitsnorm voldoet.

Simpele checklisten werken

Bij de start van het gebruik van checklists voor piloten in de jaren veertig, bleek dat doorlopen van op zich, voor de hand liggende handelingen die iedere piloot kende, zoals bij het starten controleren of deuren en ramen gesloten zijn, remmen los en de instrumenten goed instellen, ervoor zorgde dat een nieuw complexer vliegtuig alsnog door piloten kon worden gevlogen. Terwijl het bij een eerdere testvlucht nog crashte. En op grond daarvan te complex leek om door mensen te worden gevlogen.

In een ander, revolutionair geval zorgde het gebruik van een checklist voor een grote daling van het aantal sterfgevallen bij pasgeboren babies. Deze controle wordt nu wereldwijd gedaan bij alle pasgeboren babies. De test wordt direct na de geboorte uitgevoerd. Deze test is ontwikkeld rond 1950 door dokter Virginia Apgar en bestaat uit vijf controlepunten. Na vijf minuten herhaalt de verloskundige de test. De meeste baby’s hebben bij de tweede test een hogere score dan bij de eerste. De uitkomst is de zogenaamde apgarscore.

Checklist en autorisatie

Het opstellen van checklist voor dokters in het John Hopkins ziekenhuis in 2001 voor simpele stappen als handen wassen voor operaties, het operatiegebied steriel maken e.d. werkte ook. Het aantal complicaties na een operatie verminderde spectaculair.

Een andere belangrijke verandering daarbij was het autoriseren van verpleegkundigen om een dokter te laten stoppen als deze de stappen niet doorliep.

Verpleegkundigen hebben altijd de neiging om dokters zachte duwtjes te geven als ze denken dat er nog iets gedaan moet worden. Variërend van het stellen van een vraag tot krachtiger methoden als aangeven dat er iets niet goed is. Maar veel verpleegkundigen weten niet of het aan hun is om iets aan te geven. En of het de confrontatie waard is: 'Maakt wat ik denk of vermoed echt verschil?'

De nieuwe regel maakte het duidelijk: als dokters niet alle stappen doorliepen, kregen ze steun van het ziekenhuis als ze ingrepen.

bron: het boek Het checklist manifest door Atul Gawande (link naar Bol.com)

Een eigen checklist

Organisatie kunnen nagaan ook gemak en voordeel te kunnen hebben door het toepassen van één of meer checklists. Het kan het eenvoudiger maken om werkzaamheden over te dragen. Of zelfs als een beginpunt voor een discussie dienen over welke werkzaamheden wel of niet noodzakelijk zijn. Waarna de conrolelijst definitief wordt vastgesteld. En na een bepaalde tijd al dan niet automatisch wordt geëvaleerd en mogelijk herzien.

Potentiële risico's

Checklists helpen ook bij inzichtelijk maken van risico's als een bepaalde vraag of controle niet kan worden weggestreept. Is er meer tijd nodig om meer onderzoek te kunnen doen? Of kan het risico op een andere manier al dan niet worden verkleind?

Meer voordelen van checklists

  • Het helpt bij het uitfilteren van 'het teveel aan informatie', zaken die er niet toe doen, en de focus te leggen op zaken die er wel toe doen en relevant zijn.
  • Het helpt bij het beter begrijpen van de onderdelen van een geheel die essentieel en belangrijk zijn.
  • Het helpt bij het nader beschouwen van onze eigen vooroordelen. Het is een menselijke eigenschap om informatie die ons eigen idee ondersteunt te overwegen, en ongunstige informatie te negeren of minder mee te wegen.
Categorie: 

Reactie toevoegen