De rekening Privé in de boekhouding van de eenmanszaak

 

Privé


Eenmanszaken onttrekken voor de dagelijkse kosten van levensonderhoud geld uit de onderneming. Ook kan het gebeuren dat bedrijfskosten eerst worden betaald vanuit privé en later alsnog in de onderneming worden ingebracht.
Voor het toevoegen en onttrekken van geld aan de onderneming door de ondernemer zelf wordt bij eenmanszaken de rekening Privé gebruikt.
Het is ten zeerste aan te raden om maandelijks een bedrag voor levensonderhoud naar de privé rekening te boeken en kosten die privé zijn zo op die manier zo veel mogelijk te scheiden van het zakelijke deel. Dit voorkomt naderhand veel uitzoekwerk om privé en zakelijke uitgaven uit elkaar te houden. Dit geldt nog sterker als het uitzoekwerk door een buitenstaander, zoals een boekhouder wordt gedaan. In veel gevallen zal daar de hulp bij nodig zijn van de ondernemer zelf om de juiste bonnen te selecteren voor het zakelijke gedeelte.

Vergoeding van € 0,19 cent voor autokosten, en de kosten voor fiets en motor.

Er zijn meerdere opties voor de autokosten. In dit geval wordt een boeking gemaakt waarbij gebruik gemaakt wordt van de vergoeding van € 0,19 bij gebruik van de privé auto voor zakelijk gebruik. Deze regeling is in veel gevallen het meest gunstig voor de ondernemer. Zie voor meer informatie deze video link.
Deze rekening kun je naar keuze één keer per jaar voor de belastingaangifte, of vaker bijwerken. Het laatste geeft uiteraard een nauwkeuriger inzicht in de kosten van je bedrijf gedurende het jaar.
De zakelijke vergoeding van € 0,19 van de Belastingdienst geldt ook voor de fiets en motor.

BTW in de autokosten

Voor het zakelijk gebruik moet een kilometerregistratie worden bijgehouden. Ook de BTW hierin is terug te vorderen. Niet alle autokosten zijn belast met BTW, bijvoorbeeld de wegenbelasting niet. Reparatie-, onderhoud - en brandstofkosten wel.
Om de BTW te kunnen berekenen is het nodig het aantal zakelijke kilometers naar rato van het totale aantal kilometers van de auto te berekenen. Je hebt dus ook de kilometerstanden van het vervoermiddel nodig aan het begin van het jaar, 1 januari, en aan het einde, 31 december.

Methode 1

Een methode is om alle autokosten zakelijk te boeken. (Dus een nieuw account autokosten.) In de loop van het jaar wordt dan dan teveel BTW teruggevraagd. In het 4e kwartaal maak je daarvoor een correctie boeking. Aan de hand van de kilometer registratie wordt uitgerekend hoe groot het aandeel is van de zakelijke autokosten. Naar rato wordt de BTW gecorrigeerd.

Methode 2

Een alternatief is om alle autokosten apart in een schrift of in een spreadsheet te noteren. Bewaar alle bonnen. Reken uit wat het zakelijke aandeel is in het totaal van de autokosten en vraag de BTW terug in het 4e kwartaal.
Voorbeeld

Stel dat het zakelijk aandeel in het totaal van de autokilometers in een jaar 10 % is, en het totaal van de BTW in de autokosten € 1.000. Er kan dan 10 % x € 1.000 = € 100 aan BTW worden teruggevraagd.


Zoals altijd geldt: check voor actuele regelingen de informatie van de Belastingdienst.

 

De rekening Privé aanmaken en gebruiken in GnuCash

1. Maak een nieuw account Privé aan onder Eigen Vermogen.
Rekeningnaam: Privé, Rekeningnummer: 041, Omschrijving: Overboeken van en naar Privé,  Rekeningsoort: Eigen Vermogen, Nieuwe rekening op hoofdniveau > OK.
2. Open de rekening Bank en maak een maandelijkse bedrag over naar Privé.
Datum: 25.03.2014, Omschrijving: naar Privé maart 2014, Overboeken: Kies de Rekening: Privé, Opname: € 3000  >  Klik op Vastleggen of gebruik Enter.

3. Maak een nieuw account Algemene kosten aan.
Rekeningnaam: Algemene kosten, Rekeningnummer: 490,  Rekeningsoort: Kosten, Nieuwe rekening op hoofdniveau > OK.
4. Open het account Algemene kosten door er op te gaan staan in Account via een dubbelklik of met een klik op het icoon Openen.
Datum: 31.03.2014, Omschrijving: Vanuit km registratie jan tm maart 0,19 x 900 km, Overboeken: kies de Rekening: Privé, Kosten: € 171  >  Klik op Vastleggen of gebruik Enter.
5. Ga naar de Resultatenrekening. Pas de datum aan via Opties> Algemeen >  31.03.2104.
Onder de Algemene kosten staat nu het saldo van € 171,00.

6. Ga naar de Balans.

Pas ook hier de datum aan via Opties > Algemeen of gebruik de knop Vernieuwen. Op de rekening Privé staat nu een saldo van - 3.000 + 171 = - 2.829.

Opm: in plaats van Algemene kosten kun je er voor kiezen een rekening Autokosten aan te maken als je nauwkeurig inzicht in deze kosten wilt hebben in de Resultatenrekening.

Einde boekjaar en de rekening Privé

Bij het opstellen van de eindbalans aan het einde van het boekjaar komt de rekening Privé niet voor. Het saldo van de rekening Privé wordt overgeboekt naar het Eigen Vermogen. In het nieuwe boekjaar wordt weer op 0 begonnen met de rekening Privé.

Reacties

16

Om de 19 cent per kilometer in te boeken vraag ik mij af of het niet beter is om jezelf als crediteur aan te maken. Je betaalt jezelf dan 1 maal per maand bijv de gereden kilometers a 19 cent. Of is dat geen logische aanpak?

Ja, ik denk dat dit ook een goede manier is waarop je het kunt organiseren. Ik heb het zelf niet uitgeprobeerd. Als je het programma eenmaal doorhebt kun je het wellicht zo sneller en makkelijker inboeken.

Mooie cursus! Maar ik zit met die prive-onttrekkingen. (zeg maar het salaris voor de zzp-er)

Ik heb onder Eigen Vermogen een rekening "prive onbenoemd" gemaakt. Staat ook zo op de balans. Per maand wordt dat bedrag hoger, als ik naar mezelf overboek. Maar als ik dan een periode-afsluiting doe via GnuCash, dan verschijnt dialoogvester waarbij je moet kiezen waar je de totaal opbrengsten en totaal kosten naartoe wilt boeken. Ik kan dan alleen maar kiezen naar "prive-onbenoemd" of een rekening aanmaken. Maak ik rekening aan onder Eigen vermogen met de naam jaarafsluiting, komt daar het bedrag op. Maar de post privé onbenoemd blijft staan, het bedrag. Dat zou toch ook naar nul moeten?

Weet u hier een oplossing voor? 

Onder het Eigen Vermogen een rekening Privé aanmaken is correct. Bij het afsluiten van een periode zoals het boekjaar boek je normaal gesproken zoals je aangeeft de rekening Privé over naar het Eigen Vermogen zodat deze rekening op de eindbalans niet meer voorkomt. In het nieuwe boekjaar begint de rekening Privé dan weer met een leeg sado (0).

In GnuCash kun je dat doen met een handmatige overboeking. De rapportages zien er dan een beetje anders uit dan gebruikelijk. In de volgende uitgave van de betaalde versie wordt hier nog eens naar gekeken hoe je dat het beste kunt doen.

Via het menu Hulpmiddelen > Periodeafsluiting kun je periodes afsluiten. Zie hiervoor ook de (Engelstalige) documentatie van GnuCash, deze is wellicht ook beschikbar onder F1 knop in GnuCash zelf.

Nadeel daarvan is, zoals ook beschreven in de documentatie, dat historische gegevens alleen met aangepaste rapporteren zijn op te vragen omdat met deze boeking, tegenboekingen worden gemaakt van alle resultaat rekeningen (de kosten- en opbrengstrekeningen). Dat geheel wordt toegevoegd aan het Eigen Vermogen zoals je graag wilt in het nieuwe boekjaar.

Daarom wordt aangeraden om niets te doen en geen gebruik te maken van Periode afsluitingen. Je kunt deze boeking trouwens eenvoudig ongedaan maken door deze simpelweg weer te verwijderen.

Inmiddels is dit opgelost. Er zijn een paar afsluitende boekingen nodig om het jaar af te sluiten.

Om privé gereden km's aan een klant te declareren, en in een verkoopfactuur te kunnen voegen heb ik een Opbrengstenrekening "Kostendeclaraties" aangemaakt. Deze kosten boek ik dan vanaf de rekening "Reiskosten" naar de rekening "Kostendeclaraties" in plaats van naar de rekening "Privé". Bij het declareren van privé-km aan mijn klant declareer ik geen BTW door. 

Maar hoe zit dat met reiskosten openbaar vervoer, moet ik dan de betaalde BTW óók declareren bij mijn klant?

Ik ben voorzichtig, want ik weet het niet 100 % zeker. Maar als ik de regels goed interpreteer op deze pagina (onderaan) van de Belastingdienst kun je zelf de BTW mbt openbaar vervoer terugvragen als voorbelasting met als bewijs het vervoersbewijs. Voor de BTW is het openbaar vervoer een uitzondering, vervoersbewijzen hoeven niet aan alle regels voor een factuur te voldoen.

Vervolgens zet je de reiskosten ex BTW op de factuur en breng je het juiste % in rekening bij de klant / opdrachtgever. Advies: Overleg of bel voor de zekerheid met de Belastingdienst of deze interpretatie van de regels correct is. 

Volgens dit bericht van Belastingdienst moet je over alle kosten op de factuur, inclusief de reiskosten, BTW in rekening brengen. Dus ook bij de privé km waar je nu geen BTW over rekent, zou dat wel in rekening gebracht moeten worden.

Dankjewel voor je informatie, ik zal voortaan overal BTW over rekenen.

Om alsnog de BTW van de gedeclareerde privé-km te factureren, moet ik een creditnota versturen, en een nieuwe factuur incl. BTW?

Ja, een creditfactuur is meestal de zuiverste en helderste oplossing is om de nota te corrigeren.

Dan weet je na een paar maanden nog wat er gebeurd is, en met de creditnota blijft de opeenvolgende nummering van facturen gewaarborgd, zoals de Belastingdienst voorschrijft. 

De factuur helemaal terugdraaien, gevolgd met een correcte factuur. (Soms kan het praktischer, bijvoorbeeld met een verrekening op een volgende factuur, het hangt af van de omstandigheden.)

Hoi,

Ik voer de boekingen in zoals beschreven, maar krijg een negatief saldo op de rekening Prive? Klopt dat?

Bedankt voor deze tutorial!

Gr,

Vita

Ik weet niet exact meer of hierdoor een negatief saldo ontstaat.

Het is in ieder geval zo dat als je handleiding helemaal gevolgd hebt, het volgens bovenstaande zo is dat er op de rekening Privé een saldo van 3.000 – 171 = 2.829 staat op de Balans.

Als 'Leek' een fijne cursus. Thnx

Ook ik heb een negatie saldo op de Privé rekening. en ben de cursus precies aan het volgen.

ook op mijn balans staat het als een negatief bedrag hoe kan dit?

Ik kan het niet goed beoordelen. Welk bedrag staat er als negatief saldo?

Heb je de boeking onder punt 2 ingevoerd? En daarna de 2e? Het saldo van beide boekingen zou dan moeten zijn zoals onder punt 6 genoemd: € 3000 - € 171 = € 2.829.

De € 3000 is een onttrekking aan het Eigen Vermogen en heeft wellicht een negatief teken. Ik kan er op dit moment niet bij, maar zal de boekingen nalopen.

Ja, het klopt, op de Balans heeft de rekening Privé nu een negatief saldo. De tekst over de samenstelling van het bedrag onder punt 6 is verduidelijkt.

Sorry Corrie, maar hier ga ik even manko. de berekening zal vast kloppen maar ik kan het even niet plaatsen.

Het zal aan mij liggen (beginner). het zal vast te maken hebben met het begrip 'eigen vermogen' en wat de rekening 'prive' precies doet.

In mijn beleving:

ik breng 1000€ in via de bank (saldo Bank stijgt) ok.  - Ik breng 3000€ van bank naar 'prive',  (saldo bank afname, prive toename) waarom negatief? - Ik breng 171€ van 'Alg. Kosten' naar 'Prive' (saldo kosten omhoog, prive toename) waarom nu wel toename?

Hoe moet ik het zien, alles wat ik naar de prive breng moet toch optellen? ik zie iets fout. maar wat.

Misschien heb jij een korte uitleg of link, voor ik naar mijn boekhoudster stap.

Alvast bedankt voor je begrip. Bert

 

 

Dag Bert,

Het ligt voor een deel aan de presentatie van Privé in GnuCash van het Eigen Vermogen. Vaak zie je in de boekhouding alleen positieve bedragen staan.

ik breng 1000€ in via de bank (saldo Bank stijgt) ok.  - Ik breng 3000€ van bank naar 'prive',  (saldo bank afname, prive toename) waarom negatief? - Ik breng 171€ van 'Alg. Kosten' naar 'Prive' (saldo kosten omhoog, prive toename) waarom nu wel toename?

Je redenering klopt. De € 3000 wordt onttrokken aan de onderneming (het geld wordt uit het bedrijf gehaald). Daardoor daalt het (beschikbare) Eigen Vermogen van de onderneming. Het bedrag bevindt zich fysiek niet meer in de onderneming, maar is er nog steeds onderdeel van.

(Het wordt in dit geval van de bankrekening van de onderneming gehaald en omdat de Activa en Passiva kant van de balans per definitie in evenwicht moeten zijn, daalt ook de Passiva kant, het Eigen Vermogen. Omdat door de ondernemer zelf wordt gedaan, wordt het verantwoord en bijgehouden op een speciale rekening Privé. )

De € 171 gaat de andere kant op, wordt als het ware van 'buiten' de onderneming (de privé persoon) ingebracht in de onderneming en daardoor neemt het Eigen Vermogen toe. (Te vergelijken met de € 1000 van de beginbalans.) Omdat het door de privé persoon wordt gedaan, wordt het ook op de rekening Privé geboekt. De kosten zijn als het ware eerder voorgeschoten door de Privé persoon aan de onderneming.

Maakt dit het duidelijker? Of juist verwarrender?

Corrie,

Bedankt voor de uitleg. Mijn gedachte ging al die kant op maar door de uitleg heb ik mijn puzzel(beeld) kompleet.

zoals al aangaf moest ik even de goede kant op worden geduwd. Bedankt.voor de nachtrust :-)

Reactie toevoegen