Top 10 Misverstanden over boekhouders, rekenmeesters, accountants en bedrijfseconomen

 
Ouderwets boekhouden

Iedere keer weer opnieuw kijken mensen verbaasd op als er tijdens een kaartspel, in een winkel of in een restaurant iets uit het hoofd uitgerekend moet worden, en ik zeg dat ik niet kan. “Maar jij bent toch HEAO'er – BE (bedrijfseconooom ”. Jawel, dat betekent in mijn geval niet dat ik ook goed ben in hoofdrekenen. Ik ben geen rekenmeester en geen klassieke boekhouder. Voordat er rekenmachines algemeen werden (jaren 70) was het vanzelfsprekend dat de boekhouder per definitie ook een rekenmeester moest zijn. De tijden zijn veranderd,hoofdrekenen is erg handig om te kunnen, maar geen voorwaarde voor bedrijfseconomische beroepen en voor mij geldt dat ik die vaardigheid niet heb; ik ben van ver na de introductie van de rekenmachine. Wat ik wel kan is schatten of getallen ongeveer kloppen

In sommige bedrijven bestaat bij de afdelingen administratie & financiën een echte sommetjescultuur, met een uitgebreide vastlegging in de boekhouding in details die in de praktijk geen nut hebben, en die voor een praktische toepassing eerst uitgebreid in Excel of in een ander rekenprogramma bewerkt moeten worden om er zinvolle informatie uit te halen. Door een teveel aan details is er het risico van een ondoorzichtig geheel dat, als er niet strak wordt vastgehouden aan wat waar geboekt moet worden, en wie er verantwoordelijk is voor de tijdige wijzigingen, ook kan resulteren in een continue stroom van correctieboekingen.Het belang van de boekhouding is te helpen bij een beter inzicht en begrip van hoe de zaken ervoor staan. Op deze manier schiet de boekhouding het doel voorbij om dat ook op een efficiënte manier aan te pakken. Het is een echte uitdaging om dergelijke boekhoudingen op een goede manier te stroomlijnen.Voor mij zijn de getallen interessant omdat ze een verhaal vertellen. (Bedrijfs-) economie gaat over het maken van keuzes.Wat ikinteressant vind zijn de opties waarom je iets wel of niet doet en om zaken op een rijtje te zetten gebruik je onder andere rekensommen. En om die rekensommen te kunnen maken moet je administratie geordend zijn, zodat je met de juiste basis werkt.Alleen daarmee kun je het complete verhaal vertellen.Voor het rekenen gebruiken we tegenwoordig computers.

Hieronder de top-10 van, wat mij betreft, misverstanden over de boekhouding en financiën van je bedrijf.

1. Boekhouden gaat over rekenen

Dit klopt niet, nou ja... je gebruikt dus wel rekensommen en soms ingewikkelde berekeningen en formules, maar dat is niet waar het om gaat. En een goede financiële administratie is nodig om inzicht te krijgen in je bedrijf. Als je basis administratie niet op orde is weet je niet hoe je bedrijf het doet. Om te weten hoe je bedrijf het doet heb je die basisadministratie nodig en cijfermatige, financiële overzichten. Deze cijfers vertellen het verhaal.

Het tweede waaraan ik denk is dat er voor een aantal financiële overzichten uitgegaan wordt van toekomstige verwachtingen. Natuurlijk moeten de berekeningen correct zijn maar vraag je altijd af hoe zeker de aannames zijn en gebruik als het even kan alternatieve getallen als aannames. Wat gebeurt er dan met de uitkomsten?

Dit geldt van ondernemingsplannen tot investeringsbegrotingen. Hoeveel klanten ga je echt krijgen in het komende jaar, hoeveel externe financiering is er echt mogelijk, wat gebeurt als de rente wijzigt?

Dus, je kunt nog zo goed kunnen rekenen, met aannames weet je nooit exact wat de werkelijkheid wordt. Hoe grondig de aannames cijfermatig ook onderbouwd zijn, de uitkomsten weet je nooit 100% zeker.

Hoofdrekenen is nog steeds heel makkelijk om te kunnen als je met cijfers werkt, maar niet langer noodzakelijk. Belangrijker is het inzicht, reken je de goede dingen uit, zijn er geen formulefouten, wat zijn de aannames, zijn de berekeningen gecontroleerd. En dan, hoe zit het verhaal in elkaar?

Bedenk ook dat type – en formulefouten in een rekenprogramma's als Excel snel gemaakt zijn. Door de manier waarop deze rekenprogramma's gemaakt zijn (met alle voordelen die dat heeft) is ook het ongewild overtypen van een getal snel gedaan, of door een latere aanpassing is de rekenformule onvolledig geworden. Dit soort fouten worden gemakkelijk steeds weer opnieuw over het hoofd zien, helemaal als er lang door één en dezelfde persoon aan een spreadsheet wordt gewerkt. Om dat zoveel mogelijk te voorkomen is het inbouwen van controles in een spreadsheet nodig. Hier zijn de cijferaars van tegenwoordig, vaak door schade en schande wijs geworden, goed in geworden. En dan nog, dit soort fouten overkomt ook met enige regelmaat grote banken en andere grote bedrijven als zij berekeningen in een spreadsheet als basis gebruiken. Soms met grote gevolgen.

Rekenwerk is ook niet alleen voorbehouden aan boekhouders en daarmee verwante beroepen. Er zijn veel andere beroepen waarin gerekend wordt; ingenieurs, verkopers, ondernemers.

2. De boekhouder = belastingadviseur

Klopt niet altijd. Uiteraard doen veel boekhouders dit erbij, met name bij kleinere ondernemingen. Een boekhouder is letterlijk iemand die de boeken bijhoudt en zorgt voor een geordende administratie. Voor zelfstandige ondernemers is de Belastingdienst belangrijk omdat deze de regels voorschrijft over hoe je de winst bepaalt en waarover je belasting moet betalen. De boekhouder houdt daarmee rekening bij het inrichten van de administratie zodat winst en te betalen belasting zo goed kunnen worden berekend. Er zijn echter zoveel regels voor specifieke situaties dat afzonderlijk belastingadvies nodig kan zijn. En het kan een goede zaak zijn om de boekhouding af en toe te laten doornemen door een andere (externe) deskundige.

3. Accountant = boekhouder

Onjuist. Accountant is een beschermde titel. Voor de accountants RA en AA zijn er strikte opleidingseisen. Alleen grote bedrijven zijn verplicht hun administratie te laten controleren door een accountant. Omdat een accountant op die manier weet wat er speelt in bedrijven is hij ook in staat om advies te geven. Accountants controleren de boekhouding en dat wil niet zeggen dat ze zelf ook kunnen boekhouden, vaak is dat niet het geval.

De titel boekhouder en administrateur zijn vrij. Iedereen mag zich dat noemen. Daardoor is de variatie in kwaliteit groot. Ze kunnen zijn aangesloten bij een branche organisatie waarvoor kwaliteitseisen gelden. Toch zegt ook dat niet alles. Je kunt een hele goede prijs / kwaliteitsverhouding vinden bij niet aangesloten kantoren en het omgekeerde, een slechte prijs/ kwaliteitsverhouding. Om deze reden kan het goed zijn om eens in de zoveel tijd stil te staan bij de kosten van je boekhouding of deze te vergelijken met een andere aanbieder. Overstappen naar een andere aanbieder is misschien gemakkelijker dan je op dit moment denkt.

4. Boekhouders zijn saai en introvert

Ja, die zijn er. Je vind ze met name in grote bedrijven. Bij een aantal functies in grote bedrijven is saai en introvert een belangrijke kwaliteit. Als de boekhouder met ondernemers werkt moet hij of zij ook een mensen-mens zijn en de boekhouding kunnen vertalen in begrijpelijke taal.

Wat ik in al mijn jaren in bedrijfsadministraties ben tegengekomen geldt saai en introvert voor het klassieke boekhouder type. Zij hebben dit vak gekozen om eindeloos met cijfers in de weer te zijn. Erger dan saai en introvert is de rekenmeester; in het ergste geval maakt het hen niet uit wat ze aan het uitrekenen zijn, en daar moet je mee oppassen. Tref je als ondernemer dit type boekhouder dan ga je als ondernemer makkelijk de fout in omdat je wordt overspoelt met ingewikkelde rekenmodellen, schema's en termen die voor een leek niet te volgen zijn en waarvan onduidelijk is waarop ze gebaseerd zijn en je dit ook niet duidelijk wordt. Ook niet na herhaalde vragen, en je daarbij ook nog eens het idee krijgt dat je te dom bent om de cijfers te snappen. Als je een dergelijke boekhouder treft moet je zo snel mogelijk op zoekt naar een ander.

Vaktaal en onbegrijpelijke zinnen helpen je als ondernemer niet verder. Zoek een boekhouder die rekening houdt met jouw kennisniveau. Een boekhouder die in heldere bewoordingen uitleg geeft, en duidelijke antwoorden op al je vragen geeft.

Als boekhouden helemaal nieuw voor je is, is het belangrijk dat de boekhouder je wegwijs maakt. Het zijn de cijfers van jouw onderneming en het is belangrijk dat je deze goed begrijpt.

5. Kleine bedrijven hebben geen “echte” boekhouding nodig

Dat zou betekenen dat je het als kleine ondernemer niet nodig hebt om de winst-en verlies cijfers, prognoses en trends van je bedrijf te kennen. Of dat je op de hoogte moet zijn van de nieuwste, grootste fiscale voordelen. Dat klopt niet. Ook iemand met een kleine omzet heeft een goede boekhouding nodig.

Iedereen kan het leren om zelf de administratie bij te houden en zelfs de belastingaangifte goed te doen. Nadat je er een keer grondig doorheen bent gegaan of de boekhouding hebt laten controleren door een specialist, of deze eerst de administratie hebt laten doen zodat je de kunst kunt afkijken, kun je in veel gevallen prima de boekhouding zelf doen. De fiscale veranderingen per jaar zijn vaak niet zo groot en meestal goed bij te houden door de ondernemer zelf.

Nogmaals; een goede financiële administratie is belangrijk. Aan het eind van het jaar, moet je weten of een verlies of winst aan de Belastingdienst gaat melden. Alle zakelijke kosten moeten worden opgenomen om zo weinig mogelijk belasting te betalen, anders doe je jezelf tekort.

Veel boekhoudkantoren kunnen dan ook niet anders dan je een gepeperde rekening sturen als je in een schoenen doos, of in andere gevallen, een vuilniszak vol bonnen aanlevert en zegt: "Hier. Doe mijn belastingen”. En wat er mist aan bonnen om zo weinig mogelijk belasting te betalen, mist op dat moment en kan niet meer hersteld worden.
Met het bijhouden van de administratie heb je gedurende het lopende jaar inzicht en is alles netjes geordend en snel terug te vinden. Als het tijd is om je belastingen te betalen, zal het veel minder tijd en moeite kosten. Ook weet je dan periodiek waar je kunt verbeteren en heb je snel rapporten klaar (bijvoorbeeld voor de BTW-aangifte), en het helpt je bij je financiële beslissingen, je kunt de meest recente fiscale voordelen direct toepassen, en je weet of je bedrijf in naar lagere of hogere inkomsten gaat in bepaalde maanden. Deze informatie heb je allemaal nodig en als je voor het eerst echt goed de boekhouding gaat bijhouden ben je verbaasd dat je ooit in staat was om je bedrijf te runnen zonder deze informatie.

6. Een boekhouder is duur

Dat kan het geval zijn. Als je naar een duur kantoor gaat en je levert je administratie aan in een vuilniszak of schoenendoos dan heeft dit kantoor veel uren nodig x tarief nodig om je administratie te ordenen. Je moet het juiste bedrijf of persoon zien te vinden. Bezoek een aantal kantoren en vergelijk de prijzen, proef de sfeer en of je vertrouwen hebt in de mensen en dit kantoor.

Uitgebreide informatie en vragen om een goede boekhouder te vinden, vind je in mijn e-book 17 Vragen voor je Boekhouder.

7. Ik betaal bedrijfskosten uit eigen zak. Dat vind ik niet erg

Niet goed. Je runt een bedrijf, geen hobby. Je moet onderscheid maken tussen privé-uitgaven en zakelijke uitgaven. Gebruik een zakelijk bankrekening en een privé bankrekening om deze kosten niet door elkaar te halen. Zakelijke kosten zijn aftrekbaar en die moet je niet uit eigen zak betalen. Met andere woorden; dit is geld dat belastingvrij wordt teruggegeven. Als je alles op één hoop gooit is het moeilijk om te achterhalen of je winst en verlies maakt met je bedrijf. Daarvoor moet alles uit elkaar getrokken worden. Veel beter is dat direct te scheiden en maandelijks (automatisch) voor je privé-uitgaven geld over te boeken van je zakelijke naar je privé-rekening. Of bij een tekort geld over te maken van privé naar zakelijk.

Voor de aangifte IB zijn er daarnaast nog speciale regelingen over privé gebruik zoals bijvoorbeeld bij de autokosten.

8. Voor mij is er geen noodzaak om doelen te stellen voor mijn bedrijf

Ieder bedrijf heeft doelen nodig. De ontwikkelingen gaan snel. Ongeacht de sector, veranderende tijden kunnen chaos veroorzaken en ieder bedrijf moet up-to-date blijven met trends, technologie en de vraag van de klant.
Schrijf doelen op voor jezelf en je bedrijf. Ook financieel. Verwerk ze in een planning en begroting en vergelijk deze met de werkelijke cijfers. Zo krijg je steeds beter inzicht in je bedrijf.

9. Ik heb echt geen boekhoudkundige rapporten nodig om te weten hoe mijn bedrijf het doet

Als je druk bezig bent, betekent het niet dat je bedrijf het goed doet. Je hebt overzichten nodig om te weten wat je verkoopprijzen moeten zijn in vergelijking met kosten en verplichtingen die je aangaat. Je hebt overzichten nodig om winstgevende gebieden en knelpunten te zien zoals bijvoorbeeld diefstal, verlies, afval, enz. Zodra je deze overzichten hebt, moet je begrijpen hoe je ze gebruikt. Als een overzicht laat zien dat je bijvoorbeeld veel afval in je productieproces hebt, dan kun je misschien een manier bedenken om inkomsten te halen uit het afvalmateriaal, hergebruik van het materiaal, of een proces om de hoeveelheid afval te verminderen, bedenken.

In de dienstensector, kunnen overzichten aantonen aan hoe je tijd wordt gebruikt. Als de tijd slecht wordt gebruikt, wordt geld verloren en ik weet zeker dat je probeert om winst te maken. Deze overzichten kunnen probleemgebied helpen inzichtelijk te maken en helpen om taken of activiteiten te verschuiven op een manier die de winst zal terugbrengen of snel en efficiënt de winst van te bedrijf verhogen.

10. Ik kan mijn boekhouding zelf doen, ik heb Excel

Rekenprogramma zoals Excel of Calc zijn fantastische programma's. Ze zijn alleen niet geschikt om de boekhouding mee te doen. Ok, in het begin kun je, en zul je dat als startende ondernemer waarschijnlijk doen. Bijvoorbeeld voor de BTW-aangifte. Dat is begrijpelijk en logisch. Ik raad je echter wel aan om zo snel als de omzet dat toelaat over te stappen naar echt boekhoudprogramma. Alle boekhoud sjablonen voor Excel die ik tot nu toe ben tegengekomen zijn onvolledig, hetgeen betekent dat je er niet goed of makkelijk de IB-aangifte mee kunt doen, of alleen met veel tijd en moeite.

Een echt boekhoudprogramma werkt veel fijner. Het beste programma voor ondernemers zonder boekhoudkennis dat ik tot nu toe ken is Acumulus. Je kunt het 30 dagen vrijblijvend proberen. Doe het en ervaar het verschil. Laat na een maand je boekhouding door Acumulus controleren en beslis dan of je een boekhouder of coach nodig hebt.

Als je je boekhouding niet begrijpt en niet weet hoe je de cijfers moet boeken, kun je een grote puinhoop creëren. Dat moet je voorkomen. Als je je vermogen niet correct invoert en de afschrijving niet op de juiste manier doet, mis je fiscale voordelen. Als je kosten niet op de juiste manier boekt, zou je een grotere aftrek kunnen toepassen dan mag en dit kan leiden tot problemen met de Belastingdienst of tot veel noodzakelijk herstelwerk van een boekhouder. Als de Belastingdienst de indruk krijgt dat je administratie niet correct is, loop je ook de kans veel sneller een controle van de boeken te krijgen.

Naschrift: in 2014 is de online cursus boekhouden met GnuCash ontwikkeld. Probeer het vrijblijvend uit, zie de verwijzing aan de rechterkant.

Categorie: 

Reacties

3

Mij uit het hart gegrepen.

Onstellend dat in 2015 er nog zulke simpele ideeen bestaan.

Suggestie: ik zou op uw website zetten bij invulblokje "voor pagina' " betreft pagina".

Ik zie het invulblokje 'voor pagina' niet. Kun je aangeven waar het precies staat?

Bedankt voor het delen van deze misverstanden over boekhouders. Ik had zelf ook nog veel vragen over dit onderwerp, maar de meeste zijn nu beantwoord. Een boekhouder kan je inderdaad goed helpen bij je administratie, maar ook bij het realiseren van doelstellingen. https://www.visservaneck.nl/rotterdam

Reactie toevoegen