Cursus Boekhouden – Het begin; ordenen en opruimen

 

De administratie op orde. Voor ondernemers is dit belangrijk. Je administratie is niet alleen een verplichting van de belastingdienst (7 jaar bewaren) maar nog meer van belang om er informatie uit te halen over de ontwikkeling van je eigen bedrijf.

Het begin

Alle eerste stappen zijn lastig. Dit is de basis; de administratie op orde houden of brengen, en met zo weinig mogelijk moeite op orde houden.

Heb je het bijhouden van je administratie laten versloffen dan is het niet anders. Je zult even moeten doorbijten. Je hebt het voor jezelf lastiger en moeilijker gemaakt en de berg wordt steeds hoger naarmate je het langer laat liggen.

Begin vandaag met het lezen van de basis beginselen en maak een klein begin om de achterstanden weg te werken.

Als ondernemer moet je de administratie op orde hebben; voor jezelf, maar ook om aan je rechten en verplichtingen te kunnen voldoen. Verkoop facturen versturen, inkoopfacturen betalen, btw-aangifte doen, inkomstenbelasting doen, contracten nakomen, enz.

Als je begint met ondernemen maak je een flitsende start door vanaf het begin je administratie te ordenen. Het begin en het bijhouden is eenvoudig op de manier die hierna wordt beschreven, maar er is discipline voor nodig en daar gaat het vaak mis.

Heb je de administratie laten versloffen, plan dan tijd in je agenda en begin met het bij elkaar zoeken van alle papieren die voor je administratie van belang zijn en stop ze in een map die je gemaakt hebt op de manier zoals hieronder beschreven. Doe dit net zo lang als nodig is tot je weer bij bent met je administratie.

Als de achterstand groot is, en de tegenzin om het op te ruimen ook, begin dan met korte blokken van ongeveer een uur, maar blijf doorgaan en tijd vrijmaken tot de achterstand volledig is weggewerkt.

Als je administratie op orde is, is de hoeveelheid tijd die je nodig bent om het bij het houden afhankelijk van de grootte van je administratie. Het kan zijn dat je er per week één uur per week mee bezig zijn. Het kan ook één uur per maand zijn en alles wat er tussen zit.

Laat post in ieder geval niet langer dan twee weken liggen.

Je moet op gezette tijden je administratie doen. Ook als je de administratie hebt uitbesteed moet je het meestal op een ordentelijke manier aanleveren.

Of, als dat niet het geval, er heel veel extra declarabele uren van de accountant voor over hebben om het op orde te krijgen. Het kan natuurlijk zijn dat je dat er voor over hebt en die keus is geheel aan jou. In dat geval hoef je niet verder te lezen, de uitleg is niet voor jou.

Hoe houd je je administratie bij

1. Maak een order met tabbladen voor het huidige jaar. Een voorbeeld van de titels van de tabbladen;

  • Verkopen,
  • Te betalen nota's,
  • Betaalde nota's,
  • Correspondentie,
  • Belastingdienst (inkomsten en btw),
  • Zakelijk gereden kilometers met je privé-auto,
  • Overzicht zakelijk uren (in verband met urencriterium ondernemer),
  • Ziektekosten verzekering,
  • Kas.

Naar gelang de omvang van je administratie kun je toe met meer of minder tabbladen. Maak er zoveel als je nodig denk te hebben, je kunt het later altijd aanpassen aan je eigen wensen. Het criterium is dat het voldoende overzichtelijk is dat je snel iets kunt terugvinden.

Minimaal heb je, naar mijn mening, de volgende tabbladen nodig; Te betalen nota's, Betaalde nota's, Verkopen, Belastingen, Diversen.

In één of meer andere ordners bewaar je de meer algemene belangrijke bedrijfsgegevens die je langer dan een jaar gebruikt. Voorbeelden zijn; inschrijving Kamer van Koophandel, fiscale nummers, (ver)huur-en lease overeenkomsten, overige contracten, verzekeringspolissen, lening- en pensioen overeenkomsten.

2. Doe al je papieren, nota's, facturen in de map. Werk deze ordner naar gelang de hoeveelheid administratie bij; dagelijks, wekelijks, maandelijks.

3. Uitgaven via kas of pin, (vanuit de portemonnee). Houd een kasboek bij waarin je deze uitgaven noteert. Mooi is een echt kasboek, maar het kan ook gewoon collegeblok zijn waarin je de pagina indeelt met datum, omschrijving, kolom links voor inkomsten en rechts de uitgaven. Gebruik een doosje of veel beter, een bonnen prikker (bonnen zijn dan als vanzelf op volgorde) om bonnen te verzamelen.


 

4. Administratie bijwerken. Betalingen en bonnen ordenen en opruimen die gedaan zijn via kas en pin of creditcard:

  • Kas: bij het bijwerken van de administratie (handmatig of met je boekhoudprogramma) schrijf je op elke bon een nummer (op een vast plaats bijvoorbeeld rechtsboven of nummers snel te vinden) en ditzelfde nummer zet je ook in je kasboek. De bonnen kun je per maand verzamelen in een gewone envelop en gezamenlijk per jaar bewaren in grotere envelop.
  • Pin en/of creditcard. Deze bonnen kun je in de ordner bij het tabblad betaalde facturen bewaren. Tip: kleinere bonnen kun je vastnieten of een 1/2 A-4 omdat je ze anders niet netjes in een ordner kwijt kunt. Maak er twee gaatje in met een papier perforator en doe het zo in de ordner.

Naar keuze kun je de bonnen ook bewaren achter het betreffende dagafschrift van de bank/giro, of achter de afschriften van de creditcard. Alle dag- of maandafschriften van de bank of creditcard maatschappij verzamel je met een apart tabblad per bank of giro-nummer in de ordner.


 

5. Gebruik een zakelijke rekening om zakelijk en privé gescheiden te houden. Zeker als je gebruik maak van een boekhouder of administratie kantoor is dit ook voor de boekhouder veel fijner. Maak periodiek een vast bedrag over van je zakelijke rekening naar je privé rekening. Betaal privé uitgaven van je privé-rekening.

Tip: als je moeite heb om het goed bij te houden, zet dan een vaste tijd in je agenda waarop je de administratie bijwerkt.

Werk de boekhouding bij met een boekhoudprogramma, met Excel of besteed het uit. Bekijk en analyseer na verwerking van de boekhouding je cijfers, de openstaande schulden en vorderingen, en onderneem naar gelang de bevindingen actie.

Online

Online kun je hetzelfde doen. Maak een map administratie aan, met daarin een map voor het betreffende jaar. Maak daaronder mapjes voor de verschillende onderwerpen (de tabbladen die hierboven worden genoemd) en daarin de diverse bestanden.

Aanvullingen, tips, opmerkingen?

Heb je andere methoden om je boekhouding bij te houden?

Laat het weten in de reacties.

Tags: 
Categorie: 

Reacties

3

Andersom is mogelijk maar dit niet, of begrijp ik iets niet?
Wat betekent trouwens Online? = Digitaal? Op je pc harddrive of Google drive?

Andersom bestanden en mappen, correcte opmerking, Zoals het er nu staat kan het feitelijk niet.Ik pas binnenkort de tekst aan.

Online= digitaal, op elke lokatie die je voorkeur heeft, maar bedenk altijd dat je het bij een controle, zoals van de Belastingdienst, moet kunnen aantonen, daarom het advies maak regelmatig backups.

De tekst is aangepast.

Reactie toevoegen