Het importeren van bankafschriften in GnuCash

 

Veel gebruikers van GnuCash willen graag hun bankafschriften importeren. Dit kan in GnuCash door het importeren van de download van de afschriften van de bank.

Daarvoor biedt GnuCash diverse importformaten aan.

Het importeren van bankafschriften van Nederlandse banken in GnuCash.

Zie voor screenschots en meer uitleg deze Duitse GnuCash pagina.

1. Log in bij je bank en download de bankafschriften,

  1. Kies de juiste periode
  2. Kies het juiste bestandsformaat

Bestandsformaten op volgorde van voorkeur:

OFX/QFX: OFX-  een standaard open bestandsformaat voor financiële data. QFX - een afgeleide van de open standaard die gebruikt wordt door het in de Verenigde Staten veel gebruikte persoonlijke financiën Quicken van Intuit. QIF is een ouder bestandsformaat van Quicken en het niet meer bestaande Microsoft Money.

Een flexibel formaat dat ondermeer meerdere valuta's kan importeren.

MT940: een standaardformaat van de banken. (MT942 - ? een ander beschikbaar bankformaat, werkt niet?)

CSV: Comma Separated Value - komma gescheiden waarden; een al lang bestaand bestandsformaat dat nog veel gebruikt wordt. Het minst flexibele formaat. Banken zouden ten minste dit formaat moeten aanbieden als download.

Bestandsformaten Nederlandse banken

Welke bestandsformaten bieden Nederlandse banken aan?

ING: MT940, CSV

ABNAMRO: MT940, CSV

Rabobank: MT940, (MT942 werkt niet?) , CSV

andere banken: ...

 

2. Optioneel: open het bestand en pas de gegevens aan om het geschikt te maken voor een import in GnuCash.

Als het een CSV bestand is; open het gedownloade bestand met een editor, in het kladblok of bijvoorbeeld in Excel of ander rekenbladprogramma. Bekijk de inhoud en pas kolommen en rijen zonodig aan. (Zie ook de screenshot op de eerder genoemde Duitse GnuCash pagina). Het kan zijn dat er in de kolom bedragen een - teken moet worden toegevoegd en overbodige kolommen verwijderd moeten worden. Ook de kopregels kunnen weg.

Er moet tenminste een rij overblijven met een datum, omschrijving en bedrag. Sla het bestand weer op als een CSV-bestand.

3. Open GnuCash en kies Bestand > Importeren en kies het juiste importformaat.

Doe dit eerst in een testbestand.

Bij het kiezen van Boekingen uit een CSV-bestand importeren verschijnt vervolgens het scherm Transaction Import Assistant.

4. Kies volgende en kies de juiste bankrekening in GnuCash.

5. Kies het juiste bestand om te importeren en controleer de import. Kies de juiste kopregels zodat GnuCash begrijpt waar de gegevens naar toe moeten > OK.

6. Er verschijnt nu een scherm met groene, gele en rode rijen voor de transacties. Klik op Help voor een toelichting. Selecteer een transactie met een dubbelklik om deze aan te passen en wijzig.

7. Importeer de transacties als alles naar wens is. Ook naderhand kun je in GnuCash nog transacties aanpassen.

8. Kies bij betalingen op verkoopfacturen in de transactie met een rechtermuisklik voor een kort menu waarbij je bij de onderste keuze de betaling kunt toewijzen aan de betreffende verkoopfactuur.

Met inkoopfacturen kan dit op dezelfde manier. Als de leveranciers niet automatisch worden geselecteerd wijzig je in de transactie in het veld Overboeken deze eerst naar Crediteur.

9. Ideaal gezien is er aan het einde van de importprocedure geen enkele 'Niet in balans-EUR' over. Bij alle bedragen op de bankrekening is een tegenrekening geselecteerd. (Zoals onder punt 7 genoemd is er de mogelijkheid om dit ook later, na de import, te corrigeren.)

10. Stem de rekeningen af met het eindsaldo op het bankafschrift (zie daarvoor de eerdere uitleg; het afstemmen van de bankrekening).

11. Klaar.

Er is een voorziening ingebouwd in GnuCash die bijhoudt hoe er moet worden omgegaan met importgegevens. Als het goed is slaagt GnuCash er daardoor bij volgende imports steeds beter in transacties automatisch toe te kennen en laat daarbij een groen veld zien bij de import.

CSV-OFX converters:

Er zijn op het internet converters (bestandsomzetters) te vinden van het CSV naar OFX bestandsformaat. Ik heb hiermee zelf geen ervaring dat het hiermee beter werkt om data te importeren in GnuCash.

Direct bankafschriften inlezen in GnuCash kan niet met Nederlandse banken

Voor zover ik weet is het niet mogelijk om rechtstreeks vanaf de bank de bankafschriften bij te werken in GnuCash. Bij sommige, veel op de Nederlandse markt gericht boekhoudpakketten voor het MKB kan dit wel. In GnuCash is de mogelijkheid er wel, via het menu Hulpmiddelen > Online bankieren configureren, maar werkt het niet met de Nederlandse banken.

Er is daarbij ook een verschil in het doen van betalingsopdrachten vanuit het boekhoudprogramma (de exportfunctie) en het importeren van de bankafschriften in het boekhoudprogramma.

Mocht deze informatie niet juist zijn, laat het a.u.b. weten in een reactie hieronder als het met bepaalde Nederlandse banken wel mogelijk is om direct bankafschriften in GnuCash te importeren.

 

Reacties

5

Ik heb een macro die het .csv downloadbestand van ING omtovert naar een bestand dat in GnuCash kan worden ingelezen.

 

macro, waar kan ik deze downloaden?

Kan je tijdens het inlezen van de bankafschriften ook direct splitsen, zodat je de BTW direct aan kan geven? Dat lukt me nog niet automatisch. Nu moet ik achteraf nog van elke kleine uitgave de BTW aangeven, en dan kijk je makkelijk iets over het hoofd. Of doe ik dan iets fout?

Bij voorbaat hartelijk dank!

Het is gemakkelijker het inkoopboek te gebruiken, hier kun je eenvoudiger de kosten en btw uitsplitsen en vervolgens de betalingen per bank afboeken van de Crediteuren.

Vanuit online bankieren bij ABN AMRO Bank kun je via menu TOOLS de afschriften downloaden (tot maximaal 18 maanden terug!!); het resultaat is een STA bestand, welke zich in mijn geval niet direct door GnuCash liet importeren (in het GnuCash bankboek).

Nadat ik het bestand had geconverteerd naar een OFX bestand met een programmaatje (MT2OFX) lukte de import goed en snel.

Vervolgens speelt het hoofdstuk afletteren, of afstemmen. Voor echte boekhouders wellicht gesneden koek. Het duurde even voordat deze DHZ-er de slag te pakken had. Het afstemmen of afletteren houdt in feite in dat u controleert of bankmutaties die in GnuCash's bankboek staan, in de pas lopen met de bankafschriften van de bank. Hiervoor heeft GnuCash een speciaal menu (Afstemmen of in de Engelse taal: Reconciliation).

  • Te beginnen vult u de datum van het afschrift in; vervolgens vult GnuCash zelf het eindsaldo in dat met deze afschrift correspondeert (indien u de bankafschriften gedownload en geimporteert heeft in GnuCash);
  • Indien het bedrag in het invoerveld van het saldo niet klopt met uw bankafschrift, kunt u de ingevoerde datum van het afschrift nog eens goed controleren. Anders kunt u het bedrag in het invoerveld overschrijven met het bedrag dat in uw bankafschrift vermeld staat;
  • Nadat u zo heeft aangegeven welke bankafschrift moet worden gecontroleerd, volgt het eigenlijke afstemscherm, met de bankmutaties die met uw afschrift zouden moeten corresponderen. Als de bedragen kloppen, kunt u ze in dit scherm afvinken. Het is handig om de gecontroleerde bedragen in uw bankafschrift ook af te vinken met een potlood o.i.d.;
  • Onder in het afstemscherm ziet u het begin saldo, het eindsaldo en het afgestemde saldo betreffende de afschrift in kwestie; naar mate u meer bedragen heeft gecontroleerd en afgevinkt, ziet u dat het totaal van de afgestemde bedragen toeneemt totdat het gelijk is aan het eindsaldo van de afschrift in kwestie. Onder beide bedragen staat ook het verschil tussen die twee. Als alles afgestemd is en de bankmutaties die in het bankboek van GnuCash staan stemmen exact overeen met uw bankafschriften, is er geen verschil meer tussen uw bankafschrift en uw bankboek volgens GnuCash. Alle gegevens van uw bankboek en GnuCash zijn met elkaar in overeenstemming. Uw administratie en die van uw bank zijn perfect op elkaar afgestemd;
  • Soms blijft er toch een verschil staan; in mijn geval klopte de datum van een enkele mutatie dan niet. Deze hoorde dan thuis in een voorgaande of een opvolgend afschrift; corrigeer de boekdatum van deze mutatie dan in uw GnuCash bankboek; het is ook de moeite waard om het beginsaldo van uw bankrekening goed te controleren; Het kan ook zijn, dat de eerste bankmutaties die u wilt verwerken in een grijzer verleden liggen ten opzichte van de oudste mutaties die u van uw bank kunt krijgen in de vorm van een download. Dan is er werk aan de winkel. U zult de bankmutaties dan handmatig in moeten voeren vanaf uw bankafschriften. U bent dan door de mand gevallen als gelegenheidsboekhouder.

TIP:

Pak uw papieren bankafschriften erbij en begin met het eerste afschrift uit een periode die u gaat administreren. Als u de slag te pakken heeft,.. kunt u grotere stappen nemen. Pak dan eens een afschrift die een maand verder ligt, of een kwartaal, of een half jaar.

 

Quizvraag:

In het bankboek van GnuCash zijn in de kolom 'Afstemming' (of als u het menu niet naar de Nederlandse taal heeft veranderd 'Reconciliation'), drie statussen mogelijk. Welke zijn dat en wat houden zij in?

 

Reactie toevoegen