Inleiding online cursus boekhouden voor ondernemers

 

Doel online cursus boekhouden voor ondernemers

Het doel van deze serie artikelen is om MKB-ondernemers te laten zien hoe je de boekhouding volledig zelf kunt doen. Met behulp van het gebruiksvriendelijke, open source boekhoudprogramma GnuCash. De (kleine) ondernemer kan met dit programma een degelijke boekhouding bijhouden. In weinig tijd en zonder kosten.

De opzet is dat je snel vertrouwd raakt met boekhouden. Het moet vlot gaan, maar wel goed te volgen blijven. Zo eenvoudig als kan, maar niet eenvoudiger dan dat, om met Albert Einstein te spreken. Zodat je het systeem van boekhouden doorziet. Bij boekhouden 'duiken' veel mensen weg. Dat hoeft niet, als je eenmaal de eenvoudige principes kent, kun je met een modern boekhoudprogramma heel goed de boekhouding van je eigen bedrijf doen.

De boekhouding

De boekhouding vertelt het 'zakelijke verhaal' van de onderneming. Het is het systeem van het bijhouden van de inkomsten, kosten, bezittingen en schulden van een bedrijf. Als je met een geoefend oog kijkt, vertelt de boekhouding je alles wat je als ondernemer wilt weten. En mede daardoor kun je betere besluiten nemen over de toekomst van je onderneming. Het hele systeem is, als je het eenmaal doorhebt, verbazingwekkend eenvoudig. Meer dan 500 jaar oud en sindsdien vrijwel niet gewijzigd.

Kom je er niet aan toe, om wat voor reden dan ook, om de boekhouding regelmatig bij te houden, besteed het dan uit. Het is belangrijk dat het goed gedaan wordt. Maar ook in dit geval heb je een voordeel als je basiskennis van boekhouden en financiën hebt. Je kunt beter overleggen met je boekhouder of accountant of een andere financiële deskundige.

Basis overzichten uit de boekhouding

Het eerste waar een (startende) ondernemer veelal mee te maken krijgt is de BTW-aangifte. Aan deze terugkomende verplichting moet worden voldaan.

De Balans en Resultaten Rekening of Winst- en Verlies rekening zijn de basisoverzichten voor elke onderneming. Deze overzichten heb je als ondernemer ook nodig voor de Belastingaangifte. Met de Resultaten Rekening wordt de winst of het verlies van de onderneming van een jaar bepaald. En aan de hand daarvan wordt de te betalen winstbelasting uitgerekend.

Meer informatie uit de boekhouding

De boekhouding kan worden gebruikt voor meer nuttige en handige informatie. Het kan antwoorden geven op vragen als:

  • Welke rekeningen zijn betaald?

  • Welke kosten maak ik voor de onderneming.

  • Wat zijn de grootste kosten die de onderneming maakt?

  • Welke diensten of producten verkopen het beste?

  • Welke diensten en producten hebben de hoogste winstmarge?

Boekhoudprogramma's

Goed ingerichte boekhoudsoftware verminderd veel handmatige handelingen en ingewikkelde acties om die informatie beschikbaar te krijgen. Er is steeds meer software beschikbaar die je kan helpen met het bijhouden van de boekhouding. In Nederland alleen al worden er ongeveer 80 tot 100 pakketten aangeboden. Allemaal met sterke en minder sterke kanten. Duur, goedkoop, online, offline, te veel of te weinig voorzieningen, te veel of te weinig gebruik van boekhoudtermen.

In deze serie is gekozen voor GnuCash als boekhoudprogramma om de boekhoudprincipes uit te leggen.

Boekhoudprogramma GnuCash

GnuCash is een compleet boekhoudprogramma en geschikt voor kleine ondernemingen. GnuCash werkt intuïtief. Toch, zelfs als je een achtergrond hebt in boekhouden is een goede basisinrichting minder gemakkelijk op te zetten. Ook het leren werken met het programma kost enige tijd. Om die reden is het programma vermoedelijk minder populair in Nederland. Deze online cursus helpt je op weg. Beoordeel de werking, de voordelen en de krachtige voorzieningen van GnuCash zelf. Test en probeer het uit. Om het boekhouden te leren en om zelf de boekhouding bij te houden.

GnuCash is gebaseerd op degelijke en professionele boekhoudprincipes  om je te verzekeren van de juiste boekingen en accurate rapportages. Het maakt gebruik van dubbel boekhouden. Dat komt er kort gezegd op neer dat er bij elke boeking twee kanten zijn die in evenwicht moeten zijn. Komt er aan één kant iets bij, dan gaat er aan de andere kant iets af.

Door een een nieuw bestand te openen en, het tijdens deze cursus gemaakte rekeningschema te importeren, heb je een goed begin voor je eigen boekhouding. Of je maakt desgewenst gebruik van de ingebouwde voorziening Rekeningschema in GnuCash zelf.

Wil je later overstappen naar een ander boekhoudprogramma dan is dat geen probleem. Het omgekeerde kan ook. Overstappen naar GnuCash. Je maakt de eindbalans op in het vorige boekhoudsysteem en voert deze in GnuCash in als beginbalans.

GnuCash wordt ook voor de privé-boekhouding gebruikt. Deze handleiding gaat alleen over het zakelijke gebruik in het MKB.

Voordelen GnuCash

Voor GnuCash is om de volgende redenen gekozen:

  • Gebruiksvriendelijk en compleet programma, geschikt voor (kleine) ondernemingen: zelfstandige ondernemers, ZZP'ers, freelancers, en soms, met enige aanpassingen, zelfs voor wat grotere MKB-bedrijven.

  • Inclusief de mogelijkheid om facturen aan te maken, als pdf te versturen en direct te boeken.

  • Beschikbaar voor alle bekende besturingsplatformen: Windows, Mac en Linux.

  • Open source, kan gratis gebruikt worden. Omdat de broncode openbaar is, kun je zelf of via een programmeur, aanpassingen doen aan het programma en meehelpen om het boekhoudprogramma verder te verbeteren.

  • Wordt als desktopapplicatie gebruikt, stand alone, te gebruiken op de eigen pc, pc software. Er zijn geen privacy issues met derden.

  • Maakt gebruikt van dubbel boekhouden.

  • Is flexibel, goed aan te passen aan de eigen situatie.

  • Er worden regelmatig nieuwe versie uitgebracht, wordt actief ontwikkeld.

  • Boekingen kunnen geautomatiseerd worden. Boekingen kunnen periodiek worden ingesteld en worden onthouden. Terugkerende kosten en opbrengsten hoef je niet telkens helemaal opnieuw in te voeren.

  • De mogelijkheid tot het instellen van herinneringen voor te betalen inkoopnota's.

  • Export mogelijk als Excel of ander spreadsheet voor overdracht naar de boekhouder, accountant of andere adviseur.

  • Met een export XML-file kun je audit file maken. Kan in enkele gevallen door de Nederlandse Belastingdienst gevraagd worden.

Beperkingen GnuCash

  • GnuCash is uitsluitend 'accounting' software. Zaken die geen financiële gevolgen hebben kunnen niet worden geregistreerd. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van aantallen in de voorraad. Je kunt wel in combinatie met een voorraadprogramma de financiële gevolgen en de aantallen op elkaar afstemmen.

  • Geen mogelijkheid tot een automatische, digitale aangifte BTW

  • Geen mogelijkheid tot het direct inlezen van Nederlandse bankafschriften. Wel is het mogelijk downloads van banken te importeren in GnuCash.

  • GnuCash voorziet niet in standaard koppelingen met webshops.

Werkwijze boekhoud cursus

Er wordt niet uitgegaan van enige voorkennis van boekhouden. De cursus is opgezet als zo kort en krachtig en praktisch mogelijk. Het begint bij het begin; het opruimen van de bonnen. En gaat snel over tot het boeken en tonen van overzichten waarbij alleen de boekhoudtermen die je echt nodig hebt, worden besproken.

Het kan zijn dat je onderdelen tegenkomt die je vrij basaal vindt, Maar het kan zijn dat deze voor je collega ondernemer volledig nieuw zijn. Ik ga er vanuit dat je handig genoeg bent om de onderdelen die je al kent over te slaan.

Ik raad je aan deze voorbeelden zelf mee te doen. Je leert boekhouden door het te doen. Boekhouden hoeft niet moeilijk te zijn. Het is wel iets dat je leert door te doen. Daarna breid je gemakkelijk je kennis verder uit. Je leert de cijfers begrijpen en ervaart ook dat boekhouden niet altijd zo exact is als het van de buitenkant misschien lijkt.

Onafhankelijk van het gebruikte boekhoudprogramma is het streven de basisprincipes duidelijk te maken. Technische ontwikkelingen volgen elkaar snel op. Door slimme koppelingen met bankgegevens en apparatuur zal handmatig invoerwerk, naar verwachting, steeds minder nodig zijn. Misschien is er in de toekomst een programma dat beter aan je eisen voldoet dat je wilt gaan gebruiken. De basisprincipes van boekhouden blijven echter altijd dezelfde. Als je die eenmaal kent, kun je met elk boekhoudprogramma snel leren werken.

De voorbeeld onderneming

Er wordt uitgegaan van een eenmanszaak. Voor de meeste kleine ondernemers van toepassing. Een eenmanszaak die uitsluitend binnen Nederland handelt. De ondernemer verkoopt vooral diensten (uren) en af en toe goederen.

Ongeacht de grootte en rechtsvorm van de onderneming is het systeem van boekhouden hetzelfde. Alleen de geldende belastingregels en de samenstelling van het Eigen Vermogen verschillen. Daarom is deze cursus ook een goede start voor ondernemers van grotere MKB-bedrijven die meer willen weten over de financiële kant van de onderneming.

Beperkingen cursus boekhouden en deze handleiding GnuCash

Het accent van de cursus ligt op de boekhoudkundige principes:

  • Alleen de algemene principes voor de aftrek van kosten komen aan bod. Niet behandeld worden belastingregels voor specifieke situaties. Dan zou de cursus te uitgebreid worden.

    Raadpleeg voor specifieke situaties de aanvullende informatie van de Belastingdienst, de boekhouding van je onderneming in eerdere jaren, of vraag advies aan een accountant of boekhouder.

  • De cursus is geen volledige handleiding voor GnuCash.

    GnuCash wordt gebruikt om te oefenen met boekhouden. Alleen de zaken die nodig zijn om de werking van de boekhouding te laten zien, worden gedemonstreerd. GnuCash kan meer, en heeft meer opties dan deze cursus laat zien.

  • Voor GnuCash is een app voor Androïd ontwikkeld. Het gebruik daarvan maakt geen deel uit van de cursus.

Meer informatie over GnuCash:

Meer informatie is te verkrijgen door het downloaden van de Engelstalige Handleiding en Conceptengids op de website van GnuCash.org, via YouTube (Engelstalig), of door de aanschaf van het Engelstalige boek Gnucash 2.4 Small Business door Ashok Ramachandran. Dit boek is wel gericht is op de Amerikaanse (belasting)situatie.

Tip: Meld je ook aan voor de Nederlandstalige maillijst via www.GnuCash.org voor vragen en de nieuwste ontwikkelingen.

Beperkingen Excel

Tot slot enkele woorden over Excel en andere rekenbladprogramma's als OpenOffice en LibreOffice Calc, of een spreadsheet in Google Drive online.

Het ligt voor de hand voor startende ondernemers om te beginnen met Excel of andere rekenbladen om de BTW-aangifte te doen. Het is een bekend programma. Iedereen heeft er wel eens iets mee gedaan. Er zijn sjablonen te vinden op internet waarmee je de BTW-aangifte kunt doen. Daar is helemaal niets mis mee en zeker niet in het begin van de onderneming.

Boekhouden in Excel kost in de meeste gevallen meer tijd dan met een speciaal boekhoudprogramma dat goed is ingericht. Ook moeten veelal, als je een boekhouder gebruikt, de gegevens worden overgenomen of ingelezen worden vanuit Excel. Dubbel werk. Hetzelfde geldt ook voor de verkoopfacturen die je opstelt en verstuurt.

Een goed boekhoudprogramma werkt gemakkelijker, geeft meer informatie en is beveiligd tegen snel gemaakte fouten als:

  • Typefouten of per ongeluk wissen van gegevens, waarna je niet meer weet wat er gebeurd is, alleen dat het niet meer klopt.

  • Geen bewaking dat transacties in evenwicht zijn. Een voorwaarde in het toepassen van dubbel boekhouden.

En het hoeft niet meer te kosten. Omdat GnuCash open source software is kan het gratis gebruikt worden.

Welk sjabloon of toepassing je ook gebruikt, een speciaal boekhoudprogramma biedt meer.

Jouw mening; online versie van de boekhoudcursus

Dit is de online versie van de cursus. Als de maker ben ik zeer geïnteresseerd in je mening over deze serie. Als de serie je helpt, laat het weten. Alternatief, als je een suggestie hebt, of manieren weet om de serie beter te maken, dan hoor ik het ook graag.

Je kunt het laten weten via het commentaar of mij persoonlijk bereiken via het contactformulier. Meer uitgebreide antwoorden op veelgestelde vragen worden in nieuwe versies toegevoegd aan de betaalde versie van de cursus.

Laat het ook weten als je na het doorlopen van de cursus nog vragen hebt waardoor je aarzelt of je GnuCash voor je boekhouding kunt gebruiken.

 

Reacties

3

Ik had de gehele online cursus al eens doorgelezen...
En EINDELIJK begrijp ik GnuCash en boekhouden (voor zover ik nu kan overzien).
In het engels met hun boekhoudtermen bleef het warrig.
Vond die info ook nogal overkill, ik miste een 4dummies versie, wat het basis idee is.
Ik ga het nu nog eens doornemen om het gelijk in te zetten.
TOP! Thumbs up! Thanks xxx

Dank voor je reactie. Mooi dat je het begrijpt, dat is de bedoeling en door te oefenen zie je het sneller.

Beste Corrie,

heel erg bedankt voor het nemen van de tijd om deze handleiding te schrijven. Kwam er echt niet uit, heb heel veel bronnen geprobeerd en toen tegen jouw handleiding aangelopen. EINDELIJK begrijp ik het!

 

Nogmaals thanks!!! 

Reactie toevoegen