Kosten boeken en boekingen splitsen

 

De eerste kosten boeken in GnuCash met Te vorderen BTW. Hierin wordt ook getoond wordt hoe je boekingen in GnuCash splitst; in plaats van één tegenrekening meerdere gebruiken. Het duurde bij mij zelf even voordat ik door had hoe dat werkte. Verder komt aan bod wat aggregatierekeningen zijn en hoe je deze maakt.


1. Maak een nieuw Account (Grootboekrekening) aan: Rekeningnaam: Kosten, vink aan: Aggregatie. Dit betekent dat niet rechtstreeks op deze rekening geboekt kan worden, maar dat het een overzichtskopje wordt. Rekeningsoort: Kosten en Nieuwe rekening op hoofdniveau.

2. Maak nog een nieuw Account aan: Rekeningnaam: Verkoopkosten Rekeningnummer: 450, Rekeningsoort: Kosten, Onder Hoofdrekening: Kosten.
3. Open in het tabblad Accounts het Bank account met een dubbelklik of ga er op staan klik op het icoon Openen. Vul de volgende gegevens in, datum: 10.03.2014, gebruik steeds de Tab-toets om naar het volgende veld te gaan of klik in het volgende veld, Tab, nr: 3, vul bij omschrijving in: Advertentiekosten, Tab naar het veld Rekening en klik op het symbool aan de rechterkant, waarna de rekeningen uitklappen en zichtbaar worden, kies Verkoopkosten. Tab naar het veld Opname en vul in: 30. Klik nu op het icoon bovenin Meer boekregels. Daarmee kun je een boeking splitsen.


Tip: Gebruik voor je eigen boekhouding het nummer van het bankafschrift om snel boekingen te kunnen terugvinden.

Scherm Boekingen splitsen

De 1e regel bij de gesplitste boeking is een samenvatting van de boeking. Met de volgende regels kun je meerdere Rekeningen kiezen en de boeking splitsen. Zolang de boeking niet in evenwicht is, verschijnen bij de Tab naar een volgende regel grijze vakken in de velden bij de bedragen, en verschijnt het resterende saldo op de onderste regel.

4. Wijzig bij de Rekening Verkoopkosten het bedrag in 24,80 (het berekende bedrag ex BTW). Het resterende bedrag wijzigt onderaan in € 5,20. Tab naar de volgende regel, kies bij de rekeningen Te vorderen BTW, onder Storting, vul het bedrag in: 5,20 en Tab verder naar de volgende regel. Er is nu geen resterend saldo meer> Kies Enter of klik bovenin in het icoon Vastleggen.  Zodra de boeking in evenwicht is verdwijnen de grijze vakjes in de velden van de bedragen.
Als er een saldo overblijft dat niet is gekoppeld aan een Rekening dan maakt GnuCash zelf een rekening aan als je klikt op Vastleggen; Niet in balans-Eur. De nieuwe rekening met die naam verschijnt op de balans.

De boekregels na het Vastleggen. (De volgorde van de boekregels in dit scherm is anders, voor de boeking maakt dat geen verschil).
Omdat deze kosten via de Bank worden ingeboekt moet de BTW handmatig berekend worden. Bij terugkerende boekingen worden boekingen nota's wel automatisch alvast ingevuld door GnuCash. Ook kunnen boekingen gedupliceerd worden. Verderop zul je merken dat bij het boeken van verkoopfacturen en het boeken van inkoopnota's de BTW automatisch door het programma kan worden berekend. Daar maak je gebruik van de eerder ingevulde BTW-tarieven.


5. Nog een boeking, herhaling: Nog steeds in rekening Bank. Datum invoeren: 10.03.2014, Tab, omschrijving: Advertentiekosten 2e campagne, Tab, Opname, bedrag: 15. Klik op Meer boekregels, 3e regel: Rekening kiezen Verkoopkosten € 13,40, Tab naar de volgende regel, Rekening kiezen Te vorderen BTW € 2,60, Tab naar volgende regel. Geen resterend saldo meer, geen grijze vlakken, kies Enter of Boeking Vastleggen om de boeking op te slaan.

6. Kies in menu bovenin Rapporten > Opbrengsten en Kosten> Resultatenrekening. Zie daar nu het totaal van de verkoopkosten. Klik erop om de specificatie te zien. Het totaal van de Te vorderen BTW zie je zie door dat account te openen.

De aggregatie rekening Kosten blijkt overbodig. Verwijder deze via het Accounts tabblad. Bewerk daarvoor voor de zekerheid eerst de Verkoopkosten door deze te wijzigen in een nieuwe rekening op hoofdniveau. Om te voorkomen dat ook de rekening Verkoopkosten mogelijk tegelijk verwijderd wordt. Verwijder daarna de aggregatie rekening Kosten.

Over Kosten rekeningen

De onderverdeling in aantal en verschillende kostensoorten kun je zelf maken. Het is eenvoudig in GnuCash om nieuwe kostenrekeningen aan te maken. In het vervolg van deze cursus worden nog een aantal aangemaakt op het moment dat deze gebruikt gaan worden.
Voor kleine ondernemingen geven enkele verschillende kostenrekeningen meestal voldoende informatie. De afweging is de keuze tussen eenvoud en overzicht en de gedetailleerde informatie die je daadwerkelijk gebruikt. Voor beginnende ondernemers die vooral diensten verkopen volstaan vaak de volgende rekeningen: Verkoopkosten, Kantoorkosten, Onderhoudskosten, Opleidingskosten, Accountantskosten, Huisvestingskosten, Rentekosten, Afschrijvingskosten en eventueel een rest rekening Algemene kosten.    
Het is meestal lastiger om rekeningen te verwijderen waar al boekingen opstaan, dan om er nieuwe rekeningen bij te maken. Omdat de bestaande boekingen dan ergens anders ondergebracht moeten worden. Vermeden moet worden dat ook de bijbehorende boekingen van een te verwijderen account  tegelijkertijd verdwijnen.

 

Reacties

6

Beste Corrie,

 

Volgens mij zijn de eerste advertentiekosten 30/1,21= 24,79 excl. BTW met 21/121*30= 5,21 BTW.

En bij de tweede advertentiekosten is het bedrag excl. BTW 12,40 met 2,60 BTW toch?

 

Met vriendelijke groet,

 

Paul Nolles

Correct, bij de 2e is de splitsing van het bedrag onjuist. Het moet inderdaad zijn 12,40 x 21 % btw = € 2,60. Excuus. Ik laat het nu eerst maar zo staan, omdat anders alle overzichten gaan schuiven. Zo zie je maar dat met een handmatige berekening en niet goed opletten door een typefout snel een fout is gemaakt.

Tip om dit te voorkomen: controleer altijd voor de zekerheid in de 'echte' boekhouding het btw-bedrag met het vermelde bedrag aan btw op de betreffende bon.

Gerelateerd aan mijn vraag bij automatische BTW splitsing bij het importeren van bankafschriften: Valt dit ook automatisch te doen? Dat ik bij rekeningen het BTW tarief kan invullen en die dan automatisch wordt berekend? Dit is anders heel gevoelig voor fouten.

Alvast bedankt weer!

Het is minder foutgevoelig om het inkoopboek te gebruiken en de BTW te controleren met hetgeen wat op de inkoopfactuur vermeld staat.

Is het in Gnucash mogelijk om op kostenplaatsen te boeken?

Met vr. gr.

Gerard.

 

Nee, GnuCash kent geen kostenplaatsen. Wat wel kan is projecten toewijzen aan klanten of leveranciers via MKB > Klant > Nieuwe opdracht...

Reactie toevoegen